Mengelola Informasi

A.    INFORMASI

1. Pengertian Informasi

Kemajuan pesat dibidang teknologi, menurut perubahan total dalam orientasi pimpinan perusahaan terhadap peranan informasi dalam pengambilan keputusan. Berbagai informasi tentang segala sesuatu yang berhubungan dengan bisnis dapat diterima dengan sangat cepat. Informasi dapat diperoleh melalui banyak sumber seperti surat kabar, televisi, radio, majalah, bahkan internet.

Kebutuhan terhadap informasi dalam berbagai kegiatan manusia menunjukkan adanya peningkatan yang terus meningkat. Saat ini informasi memiliki peranan yang sangat penting dalam mendukung kelangsungan sebuah perusahaan. Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir dalam tubuh manusia, oleh karenanya pelaku bisnis tidak bisa lepas dari arus informasi.

Informasi adalah hasil dari pengolahan data yang diorganisasi menjadi bentuk yang lebih berguna bagi pihak yang menerimanya serta menggambarkan suatu kejadian yang nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.

Menurut para ahli definisi informasi adalah sebagai berikut.

1. Gordon B. Davis dalam buku Management Information System: Conceptual Foundations, bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan.
2. Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin dalam buku Accounting Information System: Concepts yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan bisnis.
3. Robert. N. Anthony & John Dearden dalam buku Management Control Systems menyatakan bahwa informasi sebagai suatu kenyataan, data, item yang menambah pengetahuan bagi penggunanya.
4. Barry E. Cushing dalam buku Accounting Information System and Business Organization menyatakan bahwa informasi merupakan sesuatu yang menunjukkan hasil pengolahan data yang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerimanya.

            Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data, kenyataan, dan hasil pengolahan yang berguna khususnya dalam pengambilan keputusan. Informasi merupakan data yang diolah menjadi bentuk yang berguna dan lebih berarti lagi yang menerimanya.

2.      Karakteristik Informasi

Informasi yang baik memiliki beberapa karakteristik seperti berikut ini.

a.       Informasi harus berhubungan (information must be pertinent)

Pernyataan informasi harus berhubungan dengan urusan dan masalah yang penting bagi penerima informasi (orang yang membutuhkan informasi tersebut).

b.      Informasi harus akurat (information must be accurate)

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak memiliki bias atau menyesatkan. Informasi yang dihasilkan harus mencerminkan maksudnya. Keakuratan informasi seringkali bergantung pada keadaan.

c.       Harus ada ketika dibutuhkan (information must be timely)

Informasi harus ada ketika dibutuhkan. Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi karena informasi

merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan.

d.      Relevan (Relevant)

Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang yang satu dengan yang lainnya pasti berbeda.

3.      Sistem Informasi

a.       Pengertian Sistem Informasi

Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Informasi diperoleh dari sistem informasi. Berikut ini adalah beberapa definisi

 tentang sistem informasi.

1)      Sistem informasi adalah sekumpulan hardware, software, brainware, prosedur dan atau aturan yang diorganisasikan secara integral untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat

guna memecahkan masalah dan pengambilan keputusan.

2)      Sistem informasi adalah satu kesatuan data olahan yang terintegrasi dan saling  melengkapi yang menghasilkan output, baik dalam bentuk gambar, suara maupun tulisan.

3)      Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen yang lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam sutau bidang tertentu. Dalam sistem informasi diperlukan klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan terhadap suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien.

4)      Sistem informasi adalah kumpulan antara sub-sub sistem yang saling berhubungan yang membentuk suatu komponen yang didalamnya mencakup kegiatan input, proses, output yang berhubungan dengan pengelolaan informasi.

5)      Suatu sistem informasi (SI) atau information system (IS) merupakan aransemen dari orang, data, proses-proses, dan antar-muka yang berinteraksi mendukung dan memperbaiki beberapa operasi sehari-hari dalam suatu bisnis termasuk mendukung memecahkan soal dan kebutuhan pembuat-keputusan manajemen dan para pengguna.

Sistem informasi harus mempunyai beberapa sifat berikut ini.

1)      Pemrosesan informasi yang efektif. Hal ini berhubungan dengan pengujian terhadap data yang masuk, pemakaian perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai.

2)      Manajemen informasi harus efektif. Dengan kata lain, operasi manajemen, keamanan dan keutuhan data yang harus diperhatikan.

3)      Keluwesan. Sistem informasi hendaknya cukup luwes untuk menangani suatu macam operasi.

4)      Kepuasan pemakai. Hal yang paling penting adalah pemakai mendapatkan manfaat dan puas terhadap sistem informasi.

b.      Sistem Informasi Perusahaan

           Sistem informasi yang diterapkan di suatu perusahaan akan berbeda dengan perusahaan lainnya karena beberapa faktor seperti ruang lingkup perusahaan dan sifat atau jenis perusahaan. Oleh karena itu, setiap perusahaan perlu merancang sistem informasinya masing-masing dan dikembangkan sesuai dengan sifat, tujuan serta kebutuhan terhadap informasi.

Dalam merancang sistem informasi perlu dilalui beberapa langkah berikut ini.

1)      Tentuan dengan jelas jenis informasi yang diperlukan dan untuk apa informasi tersebut.

2)      Buat penggolongan informasi sehingga klasifikasi pokok informasi.

3)      Rumuskan tujuan khusus atau manfaat sistem informasi yang hendak dicapai.

4)      Tentukan pusat-pusat atau lokasi penting yang harus ada dalam jaringan lalu lintas informasi.

5)      Rencanakan penyusunan pusat data yang bertugas menyimpan dan memelihara informasi.

6)      Tetapkan informasi mana yang harus diproses secara otomatis dan informasi mana yang masih harus diproses secara manual.

B.     MENGELOLA INFORMASI

            Mengelola merupakan suatu proses yang terdiri dari perencanaan, pengarahan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan yang dilakukan untuk menentukan dan mencapai suatu tujuan tertentu dengan menggunakan manusia atau sumber daya lainnya.

            Informasi adalah hasil dari pengolahan data yang diorganisir menjadi bentuk yang lebih berguna bagi menerimanya serta menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.

            Mengelola informasi berarti suatu proses yang terdiri dari perencanaan, pengarahan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan terhadap data yang diorganisasi menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya serta menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu guna mendukung manajemen dalam pengambilan keputusan untuk pencapaian tujuan perusahaan.

            Informasi yang dihasilkan dari sekumpulan data, pada situasi tertentu, dapat berubah menjadi data mentah yang masih perlu diproses kembali menjadi informasi. Dalam hubungannya dengan pengambilan keputusan, maka informasi berfungsi untuk:

1.      Menggambarkan (describe), informasi yang deskriptif membantu pimpinan untuk menentukan apakah sesuatu akan salah atau apakah kondisi lingkungan itu akan mengalami perubahan.

2.      Menjelaskan/menerangkan (to explain), menjelaskan apa yang dimaksud serta bagaimana hubungan-hubungan yang ada.

3.      Memperkirakan (to predict), informasi prediktif, membantu pimpinan untuk memprediksi dan mengestimasi keadaan pada masa yang akan datang dihubungkan dengan keadaan pada masa lampau.

4.      Mengevaluasi (to evaluate), informasi yang evaluatif, membantu pimpinan untuk mengadakan evaluasi periodik mengenai kerja dan aktivitas penting lainnya, baik yang nampak sekarang maupun yang akan terjadi pada masa yang akan datang.

5.      Mengadakan pembaharuan (to innovate), informasi yang inovatif adalah hal-hal yang berupa ide-ide atau gagasan baru, rancangan-rancangan dan hepotesa-hepotesa yang dirasakan akan dapat membantu mempercepat usaha pengembangan dan pembangunan.

            Pimpinan akan dapat mengambil keputusan sehubungan dengan masalah yang dihadapinya, dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya dan dapat disajikan dengan cepat dan tepat. Tanpa adanya informasi yang memenuhi syarat, maka akhirnya pimpinan akan menggunakan pikiran untuk mengambil keputusan, sehingga akan mengakibatkan tidak dijaminnya ketepatan keputusan yang akan atau telah diambilnya.

1.      Fungsi Pengelolaan Informasi

            Pengelolaan informasi memiliki tiga fungsi penting yaitu pengumpulan informasi, penyimpanan dan pemrosesan informasi, serta penyajian informasi tersebut kepada manajer/ pimpinan perusahaan.

a.      Pengumpulan informasi

      Informasi yang dapat dikumpulkan oleh suatu organisasi sangat banyak, seperti catatan tentang pegawai, informasi tentang pesaing, data penjualan, data akuntansi, informasi tentang konsumen dan sebagainya. Dalam pengumpulan informasi terdapat beberapa metode yang dapat digunakan untuk mengumpulkan informasi yaitu pengamatan langsung, wawancara, perkiraan dan daftar pertanyaan.

      Fungsi utama dari pengelolaan informasi adalah menentukan informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan dan mengorganisasikannya ke dalam database. Database adalah suatu kumpulan data terintegrasi yang disimpan dalam satu tempat untuk memudahkan mengakses dan memproses data.

      Data dapat diperoleh dari sumber-sumber yang berasal dari dalam maupun luar organisasi. Biasanya sebagian besar data yang dikumpulkan berasal dari:

1)     Sumber internal seperti catatan perusahaan atau laporan dan informasi yang disusun para manajer.

2)     Sumber eksternal seperti publikasi perdagangan, pelanggan dan kosultan.

b.      Penyimpanan dan pengolahan  informasi

1)     Penyimpanan Informasi

           Untuk memudahkan pengaksesan oleh pemakainya, data biasanya disimpan dalam flashdisk, cd atau harddisk eksternal maupun internal komputer. Data yang disimpan haruslah data yang terbaru, oleh karena itu database harus diperbaharui.

           Untuk mengelola database secara baik perlu diterapkan Sistem Manajemen Database (SMDP), yaitu sebuah program perangkat lunak yang membantu perusahaan mengelola file-file, mengubah informasi yang disimpan dalam file, menambah informasi baru dan menghapus informasi yang sudah tidak diperlukan, menggabungkan file-file serta memproses data dan mencetak laporan.

a)      Penataan Berkas Data

Penataan berkas data adalah pengaturan secara sistematis keseluruhan data sehingga jika sewaktu-waktu dibutuhkan dapat segera diketemukan kembali. Penataan berkas ini mengarah kepada penyimpanan yang merupakan kegiatan lanjutan setelah berkas tersebut digunakan. Dalam penataan berkas data perlu adanya keseragaman dalam proses dan prosedur.

Penataan berkas yang masih akan dibutuhkan kembali (arsip aktif) umumnya disimpan pada masing-masing unit pengolah dengan menggunakan sistem Distributed Data Processing (DDP) atau sistem lainnya, sedangkan penataan berkas yang sudah tidak aktif dipusatkan dibagian arsip.

b)     Penataan Arsip

Penataan arsip dilakukan terhadap dua jenis arsip, yaitu arsip aktif dan arsip tidak aktif.

(1)   Penataan Arsip Aktif

Dalam penataan arsip aktif, arsip-arsip yang masalahnya sama, ditata menjadi satu filedan dimasukkan ke dalam satu folder. Kalau tidak cukup dalam satu folder dapat juga ke beberapa folder. Kelompok folder untuk masalah yang berbeda dipisahkan oleh sekat penunjuk (guide) yang sekaligus merupakan petunjuk subyek/masalah. File (folder beserta penyekat) ditempatkan kedalam filing kabinet.

(2)   Penataan arsip tidak aktif

Arsip yang sudah tidak aktif disimpan di pusat arsip (sentralisasi) dan ditata menurut pola klasifikasi tanpa kartu kendali. Karena jumlahnya sangat besar dan penggunaannya tidak sesering arsip aktif, maka tempat penyimpanannya menggunakan sarana yang berdaya tampung lebih besar. Untuk lebih memudahkan penemuannya, arsip-arsip yang sudah tidak aktif, sebaiknya digolongkan menurut tahun.

c)      Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan arsip ini juga berbeda-beda, antara lain tergantung tujuan organisasinya, volume pekerjaan, jenis peralatan yang digunakan, tersedianya ahli kearsipan masing-masing organisasi, dan kondisi fisik masing-masing organisasi. Penyimpanan arsip secara sistematis akan bermanfaat untuk penemuan kembali dengan mudah dan cepat, pengambilannya mudah tanpa mengacaukan penyimpanan, dan pengembaliannya juga dengan mudah.

d)     Perlindungan Arsip

Perlindungan arsip dapat diartikan sebagai berikut.

(1)   Penjagaan tempat atau alat yang dipergunakan untuk menaruh dan menyimpan arsip sehingga arsip itu aman.

(2)   Suatu perbuatan untuk melindungi arsip dan menjaga arsip yang dihasilkan.

(3)   Menjaga arsip supaya selamat, terhindar dari bahaya, kerusakan dan pencurian oleh orang yang tidak bertanggung jawab.

Dengan adanya perlindungan arsip diharapkan agar arsip:

(1)   Tidak hilang.

(2)   Tidak jatuh ke tangan orang yang tidak bertanggung jawab/orang yang tidak berhak atas arsip tersebut.

(3)   Tidak disalahgunakan untuk kepentingan atau keuntungan pribadi.

(4)   Tidak mudah rusak atau terbakar.

e)      Faktor-faktor Penyebab Kerusakan Arsip

Faktor-faktor yang menyebabkan arsip rusak terdiri dari faktor internal dan faktor eksternal. Faktor internal antara lain kertas yang tidak bagus kualitasnya, tinta yang mudah luntur untuk jangka lama, dan lem yang digunakan mudah mengelupas. Faktor eksternal yang menyebakan kerusakan arsip, yaitu kelembapan udara, sinar matahari, debu, jamur,  dan rayap atau ngengat.

f)      Perawatan Arsip

Usaha untuk merawat arsip dapat berupa melindungi, mengatasi, mencegah dan mengambil tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip berikut informasinya (isinya) dari kehilangan, kerusakan dan Iain-Iain. Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan:

(1)     Pengaturan Ruang Arsip

Ruangan jangan terlalu lembap. Suhu udara sebaiknya sekitar 26 derajat celcius. Kelembapannya jangan melebihi 65%. Sebaiknya gunakan AC untuk menjaga suhu, kelembapan dan mencegah debu. Jika tidak menggunakan AC, ruangan diberi ventilasi yang cukup untuk mengatur peredaran udara dalam ruangan. Berikan penerangan yang cukup memadai dan hindarkan dari kemungkinan serangan: hama, rayap, ngengat, dan semut.

(2)     Kebersihan

Kebersihan disini meliputi kebersihan ruangan arsip, warkat beserta alatnya. Untuk menjaga agar kebersihan arsip terjaga hindari merokok dan makan di dalami ruangan arsip, sedot debu yang ada dengan penyedot debu dan kalau ada arsip yang dimakan rayap, supaya dipisahkan.

(3)    Perawatan Tempat Penyimpanan Arsip

(a)     Rak arsip sebaiknya dari logam.

(b)     Lemari arsip harus sering dibuka.

(c)      Susunlah arsip dalam lemari agak renggang agar mudah pengambilan dan tidak mudah lembab.

(4)    Lakukan pengamanan arsip dari segi fisiknya

(a)   Restorasi Arsip

Restorasi berarti memperbaiki arsip yang telah rusak dan sulit digunakan. Dengan demikian, agar dapat digunakan lagi dalam jangka waktu yang lebih lama.

(b)     Laminasi Arsip

Dengan menggunakan plastik, agar tidak mudah rusak oleh air, binatang kecil dan Iain-Iain.

(c)     Mikrofilm

Arsip penting/vital yang sulit direstorasi dan dilaminasi, diatasi dengan pemotretan mikro film. Kalau ingin membaca isinya dengan menggunakan proyektor khusus. Dengan menggunakan mikrofilm hemat ruangan, hemat tempat penyimpanan, cukup aman, mudah dipindahkan, lebih tahan lama, lebih efisien. Hanya saja menggunakan mikrofilm itu mahal dan sulit pengoperasiannya.

2)  Pengolahan Data

       Pengolahan data merupakan masa atau waktu yang digunakan untuk mendeskripsikan perubahan bentuk data untuk menjadi suatu informasi yang bermanfaat. Prosedur pengolahan data yang dilakukan secara manual meliputi kegiatan pengumpulan data, melakukan pengelompokan, pengurutan, penghitungan, yang pada akhirnya menyusunnya dalam sejumlah bentuk laporan, untuk berbagai keperluan di dalam perusahaan.

             Prosedur pengolahan data akan berlangsung secara konsisten, dari waktu ke waktu, sampai irasakan perlu untuk melakukan perbaikan, baik karena perbedaan orientasi manajemen dalam sistem pelaporan yang ada, atau karena ada peraturan-peraturan yang harus dipatuhi.

                    Penanganan informasi atau pengolahan data sebagai serangkaian pekerjaan yang terencana terhadap informasi, supaya mencapai tujuan yang telah ditetapkan, terbagi dalam dari enam unsur.

a)      Pengamatan. Kegiatan pengamatan terhadap objek yang akan teliti, mengenai apa saja yang ada dalam pengamatan kita.

b)      Pengumpulan. Pengumpulan informasi berarti mengadakan pengumpulan data dari hasil pengamatan yang telah lakukan. Agar pengumpulan yang lakukan dapat sitematis, terlebih dahulu lakukan klasifikasi dari data yang ada.

c)      Pengolahan. Pengolahan berarti mengadakan pengolahan data yang telah dikumpulkan.

d)     Penyajian. Informasi disajikan kepada orang yang akan mengambil keputusan. Dalam        penyajian tersebut yang ditekankan adalah kesederhanaan agar tidak membingungkan orang yang mengambil keputusan.

e)      Pengiriman /transmisi. Pengiriman dilakukan jika orang membutuhkan informasi     menginginkan informasi tersebut dikirimkan kepadanya atau karena adanya perbedaan tempat tinggal.

f)       Penyimpanan. Informasi perlu disimpan untuk pengambilan keputusan karena pengambilan keputusan tidak hanya dilakukan pada masa sekarang, tetapi juga masa pada yang lalu dan akan datang.

c.    Penyajian Informasi

          Data yang telah diproses harus dimasukkan ke dalam suatu bentuk laporan yang bermanfaat bagi manajer dan pemimpin prusahaan. Informasi verbal dapat disajikan dengan format teks dalam bentuk laporan, garis besar, daftar, artikel, atau buku. Informasi angka dapat disajikan dalam bentuk label atau grafik. Grafikyang biasa digunakan adalah diagram batang, diagram lingkaran, diagram grafis.

          Hubungan antara data dan informasi adalah seperti bahan baku dan barang jadi, dengan kata lain, sistem pengolahan data memperlihatkan konsep bahwa informasi bagi seseorang mungkin dianggap bahan mentah bagi orang lain, sebagaimana barang jadi sebuah divisi manufaktur menjadi bahan baku bagi divisi lainnya.

          Kesalahan yang dibuat dalam pengolahan data, mengakibatkan kesalahan penyajian informasi yang digunakan dalam pengambilan keputusan, sehingga dapat menyebabkan kesalahan dalam mengambil keputusan. Untuk itu, perlu diketahui. Beberapa hal yang harus diwaspadai dalam penyajian informasi, yaitu sebagai berikut.

1)      Kesalahan dalam pengumpulan data pengukurannya.

2)      Kesalahan dalam prosedur pengolahan data.

3)      Ada data yang hilang.

4)      Kesalahan dalam pencatatan data.

5)      Penggunaan dokumen yang salah.

6)      Kesalahan dalam pengolahan.

7)      Kesalahan yang dilakukan dengan sengaja.

           Agar informasi yang sampaikan sungguh-sungguh bermanfaat bagi manajemen dalam mengambil keputusan, penanganan yang teliti dan matang harus dilakukan. Penanganan yang teliti dan matang berarti:

1)  Tidak melupakan bahwa system informasi yang dikembangkan untuk mempermudah tercapainya tujuan.

2)  Bahwa sistem informasi yang dikembangkan dimaksudlan untuk mempertinggi kemampuan organisasi mengemban misinya.

3)  Memperhatikan bahwa informasi akan digunakan untuk mengambil keputusan.

4)  Mengidentifikasi sumber-sumber informasi yang dapat dan harus diolah.

5)  Melakukan penanganan informasi yang terdiri dari langkah-langkah, pengumpulan data, klasifikasi data menurut sumber, fungsi dan sifatnya, pengolahan data, analisis data, interpretasi data serta penyimpanan data.

2.  Komputerisasi Pengelolaan Informasi

        Pada era modern sekarang ini, peranan komputer telah menyentuh segala bidang utamanya bidang informasi. Komputer telah banyak sekali membantu manusia, baik dalam menjalankan kegiatan perencanaan, pelaksanaan maupun pengendalian. Karena sedemikian praktisnya dalam penggunaan, maka semakin banyak perusahaan yang memanfaatkan komputer. Komputer merupakan alat yang sangat penting dalam membentuk sistem informasi.

            Komputer mempunyai kelebihan kemampuan dalam memproses data sampai jutaan. Komputer juga mampu membandingkan antara data yang satu dengan yang lain dengan cepat, termasuk juga membandingkan alternatif-alternatif pemecahan masalah. Proses penghitungan data secara  otomatis dapat dilakukan dengan menggunakan program yang sesuai. Komputer hampir tidak pernah melakukan kesalahan. Jika teriadi kesalahan munqkin karena kesalahan dalam program atau penggunanya. Namun demikian, komputer merupakan alat yang sifatnya netral. Artinya komputer sangat tergantung kepada siapa yang memakainya. Sebagai alat yang netral, komputer:

1.      Selain dapat digunakan untuk tujuan yang baik, komputer dapat juga digunakan untuk maksud jahat.

2.      Apabila diketahui cara kerjanya, komputer dapat digunakan untuk tujuan yang tidak baik mengingat komputer tidak dapat berpikir rasional seperti manusia.

3.      Komputer tidak dapat mengambil keputusan sendiri, tetapi hanya mampu menyajikan data atau informasi bagi seseorang untuk mengambil keputusan.

4.      Komputer hanya dapat mengolah data yang dapat diangkakan (kuantitatif). Untuk data kualitatif tidak  dapat dilakukan dengan komputer.

5.      Komputer baru dapat digunakan dengan efisien apabila data kuantitatifnya berjumlah cukup banyak dan kompleks. Apabila jumlahnya hanya sedikit dan perhitungannya sederhana, penggunaan komputer merupakan pemborosan.

a.  Penempatan Unit Informasi Komputerisasi

       Perancangan sistem informasi tidak dapat dilakukan hanya oleh beberapa pegawai atau oleh pimpinan perusahaan sendiri, tetapi perlu dibantu oleh ahli analisis sistem dan ahli computer. Sistem informasi dapat berjalan secara efektif apabila keadaan perusahaan yang bersangkutan benar-benar menunjang efektivitas system informasi.

Dalam suatu  perusahaan,  komputer dapat disentralisasikan oleh  unit pusat atau

didesentralisasikan ke dalam unit-unit yang lebih kecil. Proses komputerisasi pada unit dapat dipantau langsung oleh pusat. Ada juga pekerjaan yang dilakukan sebagian oleh unit komputer pusat dan sebagian lagi oleh komputer di masing-masing unit organisasi. Antara pusat dan unit-unit terjadi komunikasi timbal-balik dengan saling memberi dan menerima masukan dan hasil. Unit informasi pusat (untuk perusahaan besar) merupakan unit koordinasi informasi, yang siap untuk memberikan informasi yang dibutuhkan pimpinan, dan unit lain yang membutuhkannya. Dengan menggunakan sistem Pengolahan Data yang Disalurkan (Distributed Data Processing, DDP), maka beban unit pusat tidak terlalu berat, karena setiap unit langsung dapat terhubung.

b.  Pola Klasifikasi Data Komputerisasi

Sistem informasi terus tumbuh dan berkembang; keinginan untuk mengembangkan dasar data umum (common data base) telah ditingkatkan. Database (dBase) merupakan file (arsip) komputerisasi pusat yang berisi informasi dalam bentuk sedemikian rupa sehingga memungkinkan digunakan untuk berbagai tujuan.

Database terdiri dari file data (data files). Data file berisi serangkaian arsip (sets of recorcs).  Dengan kata lain file adalah kumpulan arsip (records). Setiap arsip data berisi data individual. Dengan demikian, urutannya adalah data base, data files, sets of records, dan individual data elements. Contohnya arsip kepegawaian yang telah dikomputerisasikan dapat digunakan sekaligus untuk pembuatan daftar gaji, untuk perencanaan tenaga kerja, untuk menentukan kapan seseorang karyawan itu naik pangkat, pensiun dan lain sebagainya.

         Dengan cara tradisional hal ini bukan tidak mungkin dilakukan, tetapi akan membutuhkan waktu yang lebih lama, karena masing-masing harus dibuat daftar tersendiri dan masing-masing hanya untuk satu manfaat atau tujuan saja. Dengan menggunakan komputer dapat dengan cepat diciptakan model-model keputusan sebagai hasil umpan balik informasi dari keputusan-keputusan yang pernah dibuat sebelumnya.