artikel

Cara Membuat Surat Pengajuan

Surat merupakan media komunikasi secara tertulis yang digunakan untuk menyempaikan pesan dari satu pihak ke pihak yang lain, baik dari diri perorangan ataupun secara kelompok (organisasi).  Jadi, unsur yang terlibat dalam surat adalah pengirim surat, isi surat, penerima surat, serta saluran perantara pengirim dan penerima surat. Banyak sekali jenis dari surat berdasarkan informasi yang terkandung dalam surat, salah satu yang paling dibuat adalah surat pengajuan.

Banyak sekali kegiatan-kegiatan yang membutuhkan surat pengajuan dahulu untuk bisa didapatkan atau dilakukan. Contohnya adalah surat yang diajukan guna mendapatkan beasiswa, demi mendapatkan modal pinjaman, untuk pengajuan tempat magang, untuk mendapatkan cuti akademik, untuk menjadi agen, dll. Sebenarnya apa sajakah bagian-bagian yang harus ada pada surat tersebut dan bagaimna contoh penyusunannya. Agar Anda memahami bagaiman cara menyusunnya dengan baik, simaklah uraian di bawah ini.

Bagian-Bagian Pembentuk Surat

Jenis surat ini adalah termasuk dalam surat resmi, yaitu surat yang diajukan untuk kepentingan yang sifatnya resmi. Bagian-bagian yang harus ada dalam surat, guna membentuk surat yang digunakan dalam pengajuan suatu hal adalah sebagai berikut.

1.      Kop Surat

Kop surat harus ada jika yang mengajukan atau yang mengirim surat adalah kelompok (organisasi). Jadi pengajuan ini adalah atas nama organisasi bukan secara perseorangan. Jika yang mengajukan adalah orang pribadi, maka tidak perlu dibuatkan kop surat.

2.      Tanggal Pembuatan Surat

Tanggal pembuatan surat ditulis secara lengkap, tanggal dituliskan dengan angka, bulan dituliskan dengan huruf dimana diawali dengan huruf kapital, dan tahun yang dituliskan dengan angka.

3.      Nomor, Lampiran dan Hal

·         Nomor diisi dengan nomor surat, ini ada jika yang mengeluarkan surat adalah sebuah instansi. Namun, jika yang mengeluarkan adalah orang pribadi maka tidak perlu dicantumkan.

·         Lampiran diisi dengan jumlah dokumen terlampir yang digunakan sebagai syarat pengajuan suatu hal. Jumlah dokumen ini dituliskan dengan huruf bukan angka.

·         Hal diisi dengan pokok isi surat. Misalnya permohonan pengajuan beasiswa, permohonan pengajuan pinjaman modal, dll.

Kata Nomor (No.), Lampiran (Lamp.), dan Hal ditulis dengan diawali huruf kapital kemudian diikuti dengan tanda titik dua ( : ).

4.      Alamat Tujuan

Alamat tujuan berisi pihak yang dituju serta alamat dari pihak yang dituju tersebut. Nama pihak tersebut hendaknya nama orang beserta nama jabatan yang disandangnya. Namun, jika tidak tahu namanya, boleh langsung nama jabatannya saja. Alamat dari pihak yang dituju dituliskan Jalan, No. Jalan dan Kota tempat pihak yang dituju tersebut.

5.      Salam Pembuka

Salam pembuka merupakan awalan untuk berkomunikasi pada pihak penerima surat. Salam pembuka yang paling sering digunakan contohnya adalah Dengan Hormat, Assalamualaikum Wr. Wb., Salam Sejahtera, dll. Awal kata ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.

6.      Isi Surat

Secara umum sisi surat ini dibagi menjadi tiga bagian yaitu bagian pertama merupakan paragraf pembuka, bagian kedua adalah paragraf isi dan bagian terakhir adalah paragraf penutup.

·         Paragraf pembuka berisi tentang pemberitahuaan, permintaan ataupun pertanyaan yang mengawali maksud utama dari inti pengajuan suatu hal.

·         Paragraf isi berisi inti atau maksud dari hal pengajuan yang ingin disampaikan kepada penerima surat. Isi surat ini harus ditulis dengan jelas, singkat dan dan mudah untuk dipahami.

·         Paragraf penutup berisi tentang kesimpulan dari isi surat. Selain itu juga disampaikan harapan penulis surat serta ucapan terima kasih yang ditujukan pada penerima surat.

7.      Salam Penutup

Salam penutup adalah akhir kata dari penulis surat yang ditujukan kepada penerima surat. Contoh salam penutup yang sering digunakan adalah Hormat saya, Hormat Kami ataupun Wassalam. Sama seperti salam pembuka, pada salam penutuf huruf pertama ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.

8.      Nama Pengirim

Pada umumnya nama pengirim ditulis pada bagian bawah salam penutup. Nama ini tidak perlu ditulis dengan huruf kapital semuanya, tetapi bisa ditulis dengan huruf kapital pada awal katanya saja. Nama pengirim ini juga tidak perlu ditambahi tanda baca kurung ataupun garis bawah.

9.      Tembusan (jika ada)

Pada surat yang ditulis oleh kelompok atau organisasi biasanya terdapat tembusan. Jika tembusan tersebut lebih dari satu, maka berilah nomor urut tembusan. Pihak yang diberi tembusan berupa nama orang atau nama jabatan, bukan nama organisasi.

Contoh Sistematika Surat

Berikut ini akan disajikan contoh sistematika pembuatan surat agar anda lebih memahami cara penyusunannya.

1.      Surat Pengajuan Beasiswa

Contoh Format surat pengajuan beasiswa adalah sebagai berikut.

Hal:  Pengajuan Sebagai Calon  Penerima Beasiswa Tahun 20xx

Yth. Rektor

u.p Kepala Biro AAKPSI

Universitas Negeri ….

Yang bertanda tangan di bawah ini:

1.       Nama Lengkap                    :  ….

2.       NIM/DNI                               :  ….

3.       Tempat/Tgl. Lahir               :  ….

4.       Agama                                   : ….

5.       Fakultas                                 : …. 

6.       Jenjang Prog/Jurusan        : ….

7.       Alamat                                   : ….

8.       No. Rekening Bank             : Bank …. No ….

9.       Nomor telepon rumah       : ….

10.    Nomor HP                             : ….

       

Dengan ini saya mengajukan Beasiswa tahun 20xx, dengan melampirkan:

1.       Fotokopi Kartu Tanda Mahasiswa (KTM)

2.       Fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP)

3.       Fotokopi Kartu Keluarga (KK)

4.       Fotokopi Kartu Hasil Studi (KHS) yang telah diperoleh tanpa dilegalisir

5.       Fotokopi Bukti Pembayaran SPP terakhir

6.       Fotokopi Surat Keterangan Aktif Ormawa/SK/Sertifikat (jika ada)

7.       Surat Keterangan Penghasilan Orang Tua (Ayah dan Ibu) Asli

Keterangan ini saya berikan dengan sesungguhnya dan benar, dan apabila ini tidak benar. Saya bersedia menerima segala konsekuensinya.

Nama Kota,  ……………                                                                  

Pemohon                                                         

                        

  

Nama terang

2.       Surat Pengajuan Pinjaman Modal

Contoh Format Surat Pengajuan Pinjaman Modal untuk diajukan ke Bank adalah sebagai berikut.

PT. LUCKY PERDANA

Jl. Pemuda No. 5 Surabaya

No. Telp (0341) 112233

23 April 2013

Lamp : Satu Berkas

Hal     : Pengajuan Pinjaman Modal

Yth. Pimpinan Bank ABC

Jalan Pemuda No. 31

Surabaya

Dengan hormat,

Dengan ini, kami melampirkan pengajuan pinjaman modal sebesar Rp100.000.000,00. Uang tersebut akan dipergunakan untuk modernisasi satu dari pabrik makanan ringan kami yang ada di kawasan industri Rungkut. Rincian biaya yang diajukan tercantum di lampiran dua dalam formulir lamaran yang telah terlampir.

Perusahaan kami memiliki kualitas yang cukup baik. Selama lima tahun lebih telah mencapai tingkat pertumbuhan 220%. Dengan melakukan modernisasi pabrik, kami berharap tingkat produktivitas akan meningkat lebih meningkat. Mempertimbangkan potensi produk kami yang sangat diminati masyarakat, maka kami yakin dapat melunasi pinjaman dalam jangka waktu dua tahun. Perusahaan kami memiliki aset yang tetap senilai Rp400.000.000,00 yang dapat menjadi jaminan jika dikemudian hari terjadi hal-hal yang tidak diinginkan. Saldo keuangan kami tidak pernah berada di bawah Rp150.000.000,00.

Kami telah menjadi klien Anda selama lebih dari dua tahun. Ini adalah pertama kalinya kami mengajukan pinjaman sebesar ini. Sehingga, kami harap Anda berkenan memberikan pinjaman modal.

Demikian surat pengajuan pinjaman modal ini, kami ucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya atas perhatian Anda.


Hormat kami,


Pimpinan PT. Lucky Perdana

Demikianlah uraian tentang bagaimana penyusunan surat guna mengajukan suatu hal dan cotoh format dari surat tersebut. Semoga dapat menambah wawasan dan memberikan manfaat bagi semua pembaca.