STI

ANALISIS PENERAPAN SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI PADA BLUE BIRD GROUP

A.    PEDAHULUAN

            Perkembangan sistem teknologi informasi yang sangat cepat sekarang ini telah membuat dunia bisnis dan tingkat persaingan semakin meningkat. Hal ini menjadikan sistem teknologi informasi memegang peranan penting bagi setiap perusahaan dalam mencapai tujuan. Perusahaan berlomba-lomba membuat sistem yang lebih efektif dan efisien dengan memanfaatkan perkembangan teknologi yang semakin canggih. Jogiyanto (2009: 4) menyebutkan bahwa sistem teknologi informasi merupakan sistem yang menggunakan teknologi informasi untuk menghasikkan informasi yang berguna.

            Salah satu perusahaan yang memanfaatkan perkembangan teknologi informasi untuk menunjang operasional bisnis perusahaan adalah Blue Bird Group. Blue Bird Group telah memperluas jenis layanannya, mulai dari regular taxis (Blue Bird & Pusaka) sampai dengan executive taxi (Silver Bird), limousine & car rental (Golden Bird), charter bus (Big Bird), Logistic (Iron Bird Logistic), Industry (Restu Ibu Pusaka-Bus Body Manufacturing & Pusaka Niaga Indonesia), Property (Holiday Resort Lombok & Pusaka Bumi Mutiara), IT & Supporting Services (Hermis Consulting-IT SAP, Pusaka Integrasi Mandiri-EDC, Pusaka GPS, Pusaka Buana Utama-Petrol Station, Pusaka Bersatu-Lubricant, Pusaka Sukucadang Indonesia-Spare Part) dan Heavy Equipment (Pusaka Andalan Perkasa & Pusaka Bumi Transportasi). yanan Blue Bird Group dapat dinikmati termasuk Jakarta dan sekitarnya, Bali, Bandung, Banten, Batam, Lombok, Manado, Medan, Padang, Pekanbaru, Palembang, Semarang, Solo, Surabaya dan Yogyakarta.

            Visi dari Blue Bird Group adalah Menjadi Perusahaan yang mampu bertahan dan mengedepankan kualitas untuk memastikan kesejahteraan yang berkelanjutan bagi para stakeholder. Sedangkan misinya adalah tercapainya kepuasan pelanggan, dan mengembangkan serta mempertahankan diri sebagai pemimpin pasar di setiap kategori yang kita masuki. Dalam transportasi darat, kita menyediakan layanan yang handal, dan berkualitas tinggi dengan penggunaan sumber daya yang efisien dan kita melakukannya sebagai satu tim yang utuh. Blue Bird Group juga telah mendapatkan corporate award dan social media award.

            Dalam rangka mendukung kegiatan usaha, Blue Bird Group menggunakan

jaringan teknologi informasi yang luas melalui penggunaan perangkat lunak yang dikembangkan oleh pihak ketiga atau yang disediakan oleh para penyelenggara teknologi ternama, termasuk SAP dan program manajemen armada Perseroan, beserta sistem yang telah dikembangkan secara internal yang telah disesuaikan untuk setiap kegiatan usaha Perseroan. Perseroan juga telah menerapkan sistem ERP yang seragam di seluruh kegiatan usaha. Selain itu, teknologi pengelolaan hubungan klien Perseroan memberikan Perseroan kendali penuh dan visibilitas atas penjualan, pemasaran dan pelayanan pelanggan.

            Penulis tertarik untuk membahas lebih lanjut tentang sistem teknologi informasi yang digunakan oleh Blue Bird Group. Sehingga dalam paper ini akan menganalisis lebih lanjut tentang penerapan sistem teknologi informasi yang ada pada Blue Bird Group.

B.     PEMBAHASAN

1.      Profil Perusahaan Blue Bird Group

Nama perusahaan ini adalah PT. Blue Bird, Tbk yang berdiri tanggal 29 Maret 2001. Perusahaan ini merupakan operator taksi dengan armada terbesar di Indonesia yang dilengkapi dengan sistem argometer dan radio komunikasi. Selain itu, penggunaan sistem GPS pada armada kami juga memberikan rasa aman kepada para pelanggan. Kegiatan usaha perseroan terbagi dalam dua segmen, yaitu taksi dan non taksi.

a)      Segmen Taksi terdiri dari:

·         Taksi Reguler

Perseroan menyediakan layanan taksi reguler dengan merek “Blue Bird” dan “Pusaka” di 15 lokasi di Indonesia, diantaranya Jakarta, Surabaya, Bandung dan Bali. Per tanggal 31 Desember 2015 Perseroan memiliki dan mengoperasikan armada taksi terbesar di Indonesia sejumlah 26.719 unit.

·         Taksi Eksekutif

Perseroan melalui merek “Silver Bird” mengoperasikan kegiatan usaha taksi eksekutif di Jakarta dan Surabaya. Layanan tersebut diberikan kepada para pelanggan dengan menggunakan armada kendaraan mewah yang memiliki interior yang nyaman dan luas. Sampai dengan akhir tahun 2015, armada taksi eksekutif yang beroperasi sejumlah 1.223 unit.

b)      Segmen Non Taksi terdiri dari:

·         Limosin dan Sewa Mobil

Perseroan melalui Pusaka Prima Transport menyediakan layanan berdasarkan sewa harian maupun berdasarkan kontrak jangka panjang di 12 lokasi, diantaranya Jakarta, Surabaya, Bandung, dan Bali. Perseroan  menyediakan layanan kendaraan sewa harian beserta pengemudi dengan target konsumen yaitu pelanggan individual maupun korporasi. Sedangkan layanan kendaraan kontrak jangka panjang menargetkan pasar perusahaan dan ditawarkan dengan pengemudi maupun tanpa pengemudi. Sampai akhir tahun 2015, kendaraan-kendaraan yang dimiliki dan beroperasi adalah sebanyak 4.918 unit.

·         Sewa Bus

Perseroan melalui Big Bird Pusaka mengoperasikan kegiatan usaha penyewaan bus di 8 lokasi, yaitu Jakarta, Surabaya, Bandung, Bali, Medan, Padang, Palembang, dan Yogyakarta. Layanan tersebut pada umumnya ditujukan bagi pelanggan korporasi domestik maupun internasional, termasuk sekolah-sekolah internasional dan perusahaan-perusahaan multinasional di Jakarta. Sampai akhir tahun 2015, armada bus yang dimiliki dan beroperasi sebanyak 567 unit.

2.      Sistem Teknologi Informasi pada Blue Bird Group

Perseroan menggunakan sistem Teknologi Informasi di dalam operasi Perseroan, termasuk proses pemesanan taksi, proses transaksi, manajemen armada dan proses pembayaran, serta manajemen mutu, pemeliharaan aset, sumber daya manusia dan akuntansi keuangan. Infrastruktur TI sangat dibutuhkan guna menunjang kegiatan usaha Perseroan serta pencegahan terhadap hacker atau serangan cyber. Perseroan menggunakan perangkat lunak, peralatan dan jasa yang dikelola oleh pihak ketiga dalam operasi kegiatan usaha Perseroan. Perseroan juga telah menerapkan sistem ERP-SAP yang seragam di seluruh kegiatan usaha. Sistem ERP-SAP adalah salah satu sistem inti di sistem informasi perseroan, disamping juga terdapat sistem informasi lainnya yang dikembangkan sendiri untuk pemenuhan kebutuhan otomatisasi operasi perseroan secara efektif dan efisien.

Kurnia (2009) mengungkapkan bahwa SAP (System Application and Product in data processing)  merupakan software Enterprise Resources Planning (ERP), yaitu suatu tools IT dan manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi di SAP dapat bekerja secara terintegrasi/terhubung yang satu dengan lainnya. Modul SAP terdiri dari:

1)      SD-Sales & Distribution

Membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (proses sales, shipping dan billing).

2)      MM-Materials Management

Membantu menjalankan proses pembelian (procurement) dan pengelolaan inventory.

3)      PP-Production Planning

Membantu proses perencanaan dan kontrol daripada kegiatan produksi (manufacturing) suatu perusahaan.

4)      FI-Financial Accounting

Mencakup standard accounting cash management (treasury), general ledger, account payable, account receiveable dan konsolidasi untuk tujuan financial reporting.

5)      CO-Controlling

Mencakup cost accounting, mulai dari cost center accounting, cost element accounting, dan analisa profitabilitas.

Fungsi utama platform Teknologi Informasi pada Blue Bird Group:

1)      Pengolahan transaksi

Mengelola pemesanan, perubahan dan pembatalan, merekam semua informasi mengenai pemesanan, serta transaksi taksi, kendaraan limusin dan sewa mobil dan bus. Sistem pengolahan transaksi Perseroan terdiri dari perangkat lunak yang dikembangkan/diizinkan oleh SAP beserta aplikasi yang telah dikembangkan secara internal.

2)      Pengelolaan armada

Mengelola setiap kendaraan Perseroan sejak pembelian, pemberangkatan dan pengembalian ke pool, hingga pemeliharaan dan penjualan, pemantauan ketersediaan dan lokasi kendaraan berdasarkan real-time, dan pelacakan indikator operasional masing-masing kendaraan, termasuk penggunaan kilometer, perlindungan asuransi dan kebutuhan pemeliharaan. Sistem pengelolaan armada Perseroan terdiri dari perangkat lunak yang dikembangkan/diizinkan oleh SAP beserta aplikasi yang telah dikembangkan secara internal (in-house).

3)      Pengelolaan Pelanggan

Analisa informasi dan data mengenai setiap pelanggan, termasuk demografi, sejarah transaksi dan preferensi, yang memungkinkan Perseroan untuk secara efektif mengelola pelayanan pelanggan dan menyempurnakan tingkat kepuasan pelanggan. Sistem pengelolaan data pelanggan Perseroan terdiri dari perangkat lunak yang dikembangkan/diizinkan oleh SAP.

4)      Pengelolaan Pengemudi

Analisa informasi dan data mengenai setiap pengemudi, termasuk pendapatan, komisi, jumlah hari kerja, rute yang dilalui, sejarah keluhan dan sejarah kinerja umum. Sistem pengelolaan pengemudi Perseroan merupakan penyempurnaan sistem SAP yang telah dikembangkan secara internal.

5)      Call Center

Mengelola Call Center dan pemesanan berdasarkan ketersediaan dan lokasi kendaraan. Sistem Call Center Perseroan terdiri dari perangkat lunak yang telah dikembangkan/diizinkan oleh pihak ketiga beserta perangkat lunak yang terkait.

Daftar Call Center Blue Bird adalah sebagai berikut:

a.       BLUE BIRD PUSAKA, Regular Taxis: (021) 79171234/7941234

b.      SILVER BIRD, Executive Taxi : (021) 7981234

c.       GOLDEN BIRD, Limousine & Rental Car : (021) 7944444

d.      BIG BIRD, Charter Bus : (021) 7980808

e.       Costumer Care Center : (021) 797 1245

6)      Pemesanan Secara Mobile

Memesan taksi melalui ponsel dan ponsel tablet melalui aplikasi pemesanan secara mobile milik Perseroan pada sistem operasi BlackBerry, ioS, Android dan Windows Phone. Sistem pemesanan secara mobile Perseroan terdiri dari perangkat lunak dan perangkat keras yang dikembangkan dan dibawah lisensi dari pihak ketiga.

7)      Pengelolaan Keuangan

Mengelola pembayaran yang diterima, termasuk komisi dari taksi dan pembayaran dari kendaraan limusin dan sewa mobil dan bus charter, serta penyusunan informasi akuntansi dan keuangan. Sistem pengelolaan keuangan Perseroan terdiri dari perangkat lunak yang dikembangkan/diizinkan oleh SAP beserta aplikasi yang telah dikembangkan secara internal.

8)      Situs Interaktif

Perseroan memelihara situs interaktif yang menyediakan informasi mengenai layanan Perseroan di samping juga kemampuan untuk memesan sejumlah layanan Perseroan. Situs Blue Bird ini dapat diakses dengan mudah melalui ponsel maupun personal computer dengan alamat: http://www.bluebirdgroup.com.

9)      Aplikasi ponsel “My Blue Bird”

Perseroan melakukan rebranding aplikasi ponsel Taxi Mobile Reservation menjadi aplikasi ponsel My Blue Bird untuk menjangkau dan melayani para pelanggan serta membantu para pengemudi. Untuk menggunakan aplikasi ini, terlebih dahulu install aplikasi My Blue Bird dari ponsel, kemudian lakukan registrasi dengan mengisi data diri tujuannya agar data kita tersimpan, seperti nomor handphone yang digunakan untuk memudahkan komunikasi dengan driver dan memudahkan untuk proses pemesanan selanjutnya. Setelah semua data diri diisi selanjutnya kita akan menerima email verifikasi. Email verifikasi yang kita terima menandakan bahwa aplikasi sudah bisa digunakan.

10)  GPS (Global Positioning System)

Untuk lebih meningkatkan pelayanan dan kualitasnya, Blue Bird Group telah memanfaatkan teknologi Global Positioning System atau yang lebih dikenal dengan sebutan GPS, sudah sekitar empat tahun belakangan ini Blue Bird menggunakan teknologi GPS (Global Positioning System). Selain digunakan untuk melacak posisi armada-armadanya, GPS ini juga digunakan sebagai sarana berkomunikasi antara armada taksi dengan Call Center.

Berbeda dengan teknologi komunikasi radio yang terbatas pada komunikasi suara yang sudah umum digunakan oleh operator-operator taksi, teknologi GPS ini mempermudah operator dalam menentukan posisi customer dan armada mana yang bisa menjangkaunya, sehingga pelayanan bisa dilakukan lebih cepat dan mengurangi antrean order.Keunggulan lainnya, customer tidak perlu mendengarkan suara berisik dari radio komunikasi ketika ada lelang order yang masuk. Sebelum penerapan GPS, response time Blue Bird Group berkisar antara 20-30 menit. Kini, response time berkisar antara 10-15 menit.

11)  SMS Taksi

Blue Bird meluncurkan layanan yaitu SMS Taxi: Order Taksi via SMS. Dengan layanan ini, pelanggan cukup mengirimkan SMS ke nomor 1234 untuk melakukan order taksi.Pelayanan ini merupakan sebuah langkah strategis yang diambil oleh Blue Bird untuk menjaring pelanggannya. Untuk dapat melakukan order, customer terlebih dahulu harus mendaftarkan nomor telepon selulernya melalui SMS atau website Blue Bird Group. Selain itu alamat dimana taksi akan menjemput pelanggan juga harus didaftarkan. Setelah itu baru pelanggan dapat memesan taksinya.

12)  Taksi Voucher

Blue Bird memberikan fasilitas yang memudahkan para pelanggannya dalam hal pembayaran. Kini para pelanggan Blue Bird tidak lagi diharuskan membayar jasa taksi Blue Bird dengan uang tunai, karena saat ini terdapat fasilitas taksi voucher yang dapat digunakan untuk membayar jasa taksi Blue Bird sebagai pengganti uang tunai.

Untuk dapat menggunakan fasilitas ini, pelanggan terlebih dahulu harus mengisi formulir taksi voucher melalui website Blue Bird Group. Dalam formulir tersebut para pelanggan juga harus mendaftarkan kartu kredit apa yang akan digunakan untuk pembayaran jasa taksi, karena dalam penggunaan fasilitas taksi voucher ini pembayaran akan secara otomatis dipotong dari rekening kartu kredit yang didaftarkan. Voucher yang diterima oleh Blue Bird Group juga bertindak sebagai tanda terima dan akan dikembalikan kepada para pelanggan pada setiap akhir bulan. Keuntungan yang dapat dirasakan oleh pelanggan dalam menggunakan taksi voucher ini adalah keefektifan dalam penggunaan uang tunai dan juga untuk menghemat waktu yang berharga pada saat masuk dan keluar kendaraan.

Terdapat tiga pilihan voucher pada Blue Bird Group, yaitu:

a.       Credit Voucher Corporate

Setiap perusahaan harus memiliki perencanaan dan pengendalian pengeluaran yang baik. Blue Bird sebagai mitra transportasi perusahaan menawarkan Corporate Credit Voucher untuk memudahkan pembayaran melalui penagihan setiap bulan. Dengan adanya aplikasi Credit Voucher Management, perencanaan dan pengendalian pengeluaran transportasi perusahaan menjadi lebih mudah.

b.      Credit Voucher Personal

Bagi individu yang menggunakan taksi sebagai sarana transportasi sehari-hari, Blue Bird menawarkan Personal Credit Voucher sebagai cara pembayaran baru dan lebih mudah. Pembayaran secara auto debet dengan kartu kredit, dapat mengatur pengeluaran transportasi dengan lebih baik.

c.       Credit Voucher Prabayar

Bagi individu dan perusahaan, adanya Prepaid Credit Voucher menjadi solusi untuk cara pembayaran taksi. Prepaid Credit Voucher dengan nominal tertentu dapat dipakai sebagai hadiah dan diberikan kepada kerabat, anggota keluarga, mitra bisnis, karyawan ataupun pihak lain.

13)  Pengadaan EDP pada taksi reguler

Beberapa unit armada taksi reguler telah dilengkapi dengan mesin Electronic Data Processing (EDP) untuk pembayaran kartu debit, sehingga terdapat tambahan opsi pembayaran bagi para pelanggan. Sehingga, jika pelanggan tidak membawa uang tunai dapat membayar menggunakan kartu debit yang dimiliki.

3.      Pengelolaan Teknologi Informasi pada Blue Bird Group

            Untuk memastikan kehandalan sistem informasi, perseroan menerapkan proses pengelolaan dengan prinsip sebagai berikut:

a)      Skalabilitas – Fleksibilitas

Infrastruktur Teknologi yang dipergunakan dipastikan “scalable”, untuk memastikan dapat tumbuh dan mendukung tumbuhnya Perseroan dalam jumlah transaksi Platform infrastruktur yang memiliki skalabilitas serta ketersediaan yang tinggi. Guna mendukung dinamika usaha, pertumbuhan usaha serta perubahan proses yang lebih efisien, dibutuhkan kesiapan dari sisi infrastruktur yang fleksibel. Bukan saja fleksibel, tetapi aspek ketersediaan juga menjadi kunci efektifitas dukungan IT kepada usaha.

b)      Pengelolaan Infrastruktur IT

Penerapan proses monitoring utilisasi, kapasitas tersedia menjadi kunci dalam pengelolaan ketersediaan layanan IT bagi perseroan. Penerapan proses review berkala, memastikan kualitas layanan yang terjaga dengan baik.

c)      Pengelolaan Keamanan Sistem IT

Perseroan juga menerapkan sistem untuk menjaga ketersediaan layanan Sistem Informasi dalam konteks keamanan sistem, hal ini memastikan tidak terjadinya gangguan sistem karena ada gangguan peretasan, malware maupun gangguan lainnya yang bersifat keamanan.

d)     Pengelolaan Resiko

Risiko karena terganggunya pusat Data (Data Center) karena force majeur atau hal lainnya dapat saja terjadi, untuk menghindari gangguan yang mungkin terjadi, Perseroan memiliki DRC - Disaster Recovery Center, dan sistem Backup yang terpadu. Dengan demikian, layanan sistem informasi sebagai pendukung Perseroan akan selalu tersedia.

C.    KESIMPULAN

            Sistem teknologi informasi memegang peranan peting bagi setiap perusahaan untuk memenangkan persaingan dalam dunia bisnis. Blue Bird Group sebagai perusahaan transportasi terkemuka di Indonesia berhasil memanfaatkan perkembangan teknologi informasi untuk menunjang kegiatan operasional perusahaan. ERP-SAP adalah salah satu sistem inti di sistem informasi Blue Bird Group, selain itu terdapat sistem informasi lainnya yang dikembangkan sendiri oleh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan otomatisasi operasi perseroan secara efektif dan efisien.

  Pengelolaan IT yang baik juga sangat diperlukan untuk mendung kegiatan operasional perusahaan. Perlu dilakukan review berkala, untuk memastikan kualitas layanan IT terlaksana dengan baik. Selain itu, perlu perlu adanya perlindungan untuk memastikan tidak terjadinya gangguan sistem karena ada gangguan peretasan, malware maupun gangguan lainnya yang bersifat keamanan. Perlu juga dilakukan pengamanan atas adanya Risiko karena terganggunya pusat Data (Data Center).

D.    REFERENSI

Annual Report Blue Bird 2015. (http://www.bluebirdgroup.com/wp-          content/uploads/2015/10/Annual-Report-Blue-BIrd-2015.pdf)

Annual Report Blue Bird 2014. (http://www.bluebirdgroup.com/wp-            content/uploads/2015/05/AR_bluebird_2014_29apr_2015_lowres-audit-    report1.pdf)

Anonim. 2014. Penerapan dan Implementasi teknologi informasi pada        perusahaan. (http://blg22.blogspot.co.id/2014/11/penerapan-dan- implementasi-  teknologi-informasi-pada-perusahaan.html)

Blue Bird Group. Credit Voucher. (http://www.bluebirdgroup.com/id/credit-voucher)

Jogiyanto, H.M., 2010. Sistem Teknologi Informasi. Third edition. Yogyakarta: Penerbit Andi.

Kanal Info. 2016. My Blue Bird Cara Pesan Taksi Online.   (http://www.kanalinfo.web.id/2016/06/my-bluebird-cara-pesan-taksi-         online.html)

Kurnia, Andi. 2009. Apa itu SAP?.    (https://dedikurnia.wordpress.com/2009/07/09/apa-itu-sap/)